Темпы информатизации в нашей стране коснулись и законодательства в области электронного документооборота. Мы видим постепенное замещение бумажных документов электронными во всех сферах государственной власти и в предпринимательской деятельности. Вместе с тем расширяются возможности перехода на безбумажные технологии, при котором оригиналы некоторых документов создаются только в электронном виде. Многие электронные документы уже могут храниться в электронном архиве – распечатка их на бумаге не обязательна. Однако в случае, если законодательством Российской Федерации или договором необходимо представление документа в государственный орган или другому лицу именно на бумажном носителе, то субъект должен предоставить копию первичного документа на бумажном носителе.
Происходит активное внедрение электронного документооборота и в предпринимательскую деятельность. Предприниматели должны определить правовой режим и юридическую значимость электронного документооборота в профессиональной деятельности, порядок их использования и условия его равнозначности документу на бумажном носителе, требования к электронной цифровой подписи. Вместе с тем необходимо учесть нормы закона в правилах заполнения и/или введения документов и отправки их по телекоммуникационным каналам связи, предусмотреть необходимые требования операторов электронного документооборота.
В организации, где предусмотрен электронный документооборот, используется система управления документооборотом. Основная выгода от внедрения электронных систем документооборота – это повышение эффективности деятельности предпринимателя путем автоматизации движения документа от его получения, далее обработки, отправки в нужный отдел или из филиалов в головной офис и перевод по окончании его обработки в архив.
Электронная форма обработки документа снижает риски утери документов, повышает скорость его движения, экономит время при подборке документов для сверок, ускоряет подготовку, согласование и утверждение итоговых документов, тем самым снижая трудоемкость работы при подготовке документов и позволяя эффективный контроль сроков исполнения поставленных перед сотрудниками профессиональных задач.