Современная ситуация в области малого бизнеса не представляется возможной без автоматизации основных функций предприятия. Чем лучше автоматизированы процессы работы, тем выше эффективность использования ресурсов. Для этих целей созданы корпоративные информационные системы, их использование позволяет оптимизировать работу всего предприятия в целом и отдельных его частей. Одной из немаловажных функций компании является составление отчётности. Автоматизация этой функции происходит посредством КИС, а именно отдельным модулем отчётности. Решению этой задачи посвящена данная статья. Рассмотрим подробнее.
Организационное обеспечение. Разрабатываемый модуль предназначен для линейных руководителей отделов магазина Спортмастер, который отвечает за сбор, обработку и формирование отчётности по процессу работы магазина. Организационная структура магазина после внедрения модуля не меняется.
Лингвистическое обеспечение. Разрабатываемый программный модуль будет написан при помощи языка программирования высокого уровня C Sharp (C#), который стандартизирован в ECMA (ECMA-334) и ISO (ISO/IEC23270). С# — объектно-ориентированный язык программирования. Поддерживает разные парадигмы программирования: процедурную, обобщённую, функциональную; основан на поддержке объектно-ориентированного программирования. Листинг программного модуля написан в среде Microsoft Visual Studio. Версия 6.0 [1, 2]. Взаимодействие с пользователем осуществляется при помощи дружественного интерфейса, все элементы которого будут описаны в инструкции. Ввод информации линейному руководителю не понадобиться, тем самым полностью пропадает «человеческий фактор».
Информационное обеспечение. Информационное обеспечение базы данных включает в себя входные, выходные и промежуточные документы. Входными документами являются данные о продажах. На их основании заполняются справочники системы, формируется отчётность. Результативными или выходными документами служат отчёты, которые конфигурируются на основании выбранных менеджером параметров при формировании отчётности.
Программное обеспечение. Программное обеспечение – включает совокупность программ, реализующих функции и задачи АИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. Программа по составлению дневного отчёта будет реализована с помощью КИС «СМ», использования пакета программ MS Office, операционная среда – Windows XP Professional. При проектировании программного модуля использовались нотация ARIS eEPC. При разработке модели данных (логической и физической информационной модели) использовалось CASE-средство CAssociates ERwin.
Технологическое обеспечение. Технологический процесс состоит из нескольких этапов – сбор и учет данных о клиенте, ведение информационной базы, формирование промежуточных документов и формирование отчетов по соответствующим запросам к базе данных. Все под процессы главного процесса формирования отчётности могут выполняться в любой календарный момент времени и включают операции ввода, вывода реализации запросов и др. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме. Работа с модулем начинается с окна идентификации, далее при успешном прохождении процесса идентификации – активизируется система меню (главная форма КИС «СМ»). Далее выбирается вкладка «Почасовой отчёт о продажах», и нажимается иконка отчёта [3, 4]. Ниже представлен разработанный интерфейс модуля для составления дневного отчёта.
Рис. 1. Графическое представление реализованной иконки модуля на панели КИС
Рис. 2. Графическое представление реализованного шаблона модуля отчёта в Excel
На рисунке по левой стороне расположены показатели, участвующие в подсчёте итоговых показателей, выделенных красным цветом. Данные в вертикальных ячейках автоматически генерируются из КИС «СМ», вкладки «Почасовой отчёт о продажах». Затем, в заранее закреплённых для этого горизонтальных ячейках осуществляется подсчёт показателей по заранее закреплённым туда формулам [5, 6].
Далее рассмотрим разработку рекомендаций по эксплуатации модуля отчета. Модуль имеет интерфейс пользователя. Основные функции модуля: генерация данных для отчёта из КИС «СМ»; редактирование сгенерированного отчёта линейным руководителем; просмотр отчёта директором и продавцами-консультантами магазина; сохранение отчётов на диск F.
Все действия и изменения в системе осуществляются при задании разграничения прав доступа для простого пользователя и администратора системы.
Условия эксплуатации модуля, аналогичны условиям эксплуатации КИС «СМ», прописанных в техническом задании на корпоративную информационную систему разработчиками. Работа с модулем начинается со входа в систему КИС «СМ», ниже представлен графический вид окна авторизации.
Рис. 3. Окно авторизации в КИС «СМ»
Рис. 4. Панель меню КИС «СМ»
Далее рассмотрим меню КИС «СМ» более подробно.
На рис. 4 изображено меню системы, которое видит сотрудник магазина, после авторизации в системе. На панели располагаются следующие информационные единицы: сессия; АРМ Кладовщика; АРМ Продавца/Кассира; АРМ Бухгалтера; справочники; отчёты; информационный обмен; система; формы; справка [7].
При авторизации под статусом продавец или кассир, можно просмотреть накладные магазина, товары, остатки по магазину. Также на панели управления мы видим кнопки фильтрации данных, сохранения, печати, создания, удаления.
На данном графическом представлении отражены накладные магазина, а именно: номер; момент создания; состояние (рис. 5).
Рис. 5. Накладная магазина
В дополнительном окне, расположенным внизу экрана можно рассмотреть детали каждой накладной, так же представлена возможность редактирования данных накладной, для этого предназначены кнопки: Обновить, Создать, Изменить, Копировать, Удалить, Этикетки, Остатки, Показать. Так же из главного меню мы попадаем на вкладку «Почасовой отчёт о продажах». Данные, представленные на рисунке, используются для составления дневного отчёта линейным руководителем. Рядом с кнопкой «Отчёт» можем видеть иконку разработанного модуля для составления дневного отчёта. При нажатии на иконку Excel, пользователь попадает в редактор Excel, на страницу со сгенерированным отчётом
На рисунке отображены показатели, необходимые для отчётности линейным руководителям. Ранее эти показатели рассчитывались вручную и вносились в лист. Теперь генерация и подсчёт данных организуется автоматически.
Рекомендации по эксплуатации модуля, будут те же, что и рекомендации по эксплуатации КИС «СМ», за исключением некоторых особенностей, а именно:
• автоматическое сохранение отчёта, при аварийном завершении приложения или системы не предусмотрено;
• при входе с систему не в статусе администратора, кнопки отчёта на панели видно не будет, следовательно, функция составления отчёта будет недоступна;
• возможна полная редакция данных в окне отчёта Excel;
• после отправки отчёт автоматически сохраняется на диск F, который находится в доступе авторизированным пользователям, в режиме «чтение».
Следовательно, рекомендации выглядят следующим образом:
• после создания отчёта необходимо его сохранить, во избежание потери данных;
• для работы с модулем, следует авторизоваться под статусом администратора;
• при необходимости, редактируйте данные, так как такая возможность предусмотрена;
• сгенерированный отчёт можно найти на диске F, расположенном на файловом сервере магазина, но работать с ним возможно будет лишь в режиме чтения.
Данные рекомендации предназначены как для линейного руководителя магазина Спортмагазин, так и для других авторизованных в системе сотрудников.