Основным «управляющим» текстом в Российском государстве конца XVIII в. являлся административно–правовой документ. Документ организовывал хозяйственную и культурно–экономическую деятельность в стране. В строгом и полном наборе сведений, высокой степени стандартизации состоит его главная традиционная формально-содержательная особенность.
Специфика стандартизации деловой письменности XVIII в. заключалась, во-первых, в упорядочении документооборота, а во-вторых, в усилении системной организации деловой письменности, в выработке определенных трафаретов деловой речи и связанных с этим устойчивых, постоянно повторяющихся конструкций. Делопроизводство представляет собой особую область деятельности, основные правила которой вырабатывались многовековой практикой. Деловая письменность XVIII в. развивалось в соответствии с требованиями эпохи становления русского национального языка.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII в. и первоначально обозначал деятельность, которой занималась не столько канцелярия, сколько весь аппарат в целом. Это понятие происходит от сочетания слов производство дела, а под делом в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводстве, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела – это не что иное, как решение дела. Как справедливо отмечает Ю.В. Рождественский, «знание истории канцелярии чрезвычайно важно для филологии в двух отношениях: во-первых, знание конкретных правил делопроизводства позволяет правильно произвести палеографический и дипломатический анализ письменного текста, во-вторых, канцелярия нормирует язык и стиль документа» [2, с. 57].
В русской документной системе до 1720 г., т.е. до появления петровского «Генерального регламента», наметились тенденции складывающейся русской документной системы, т. к. уже в княжеском, а затем в приказном делопроизводстве происходит становление отдельных жанров в видах и разновидностях документов, создаются их устойчивые формы и приемы составления, складываются кадры делопроизводственных служащих. 28 февраля 1720 г. был издан «Генеральный регламент» коллегий, по которому в коллегиях и других государственных учреждениях XVIII в. в законодательном порядке была определена новая организация делопроизводства. Делопроизводство в коллегиях существенно отличалось от делопроизводства в приказах. Если последнее строилось главным образом на нормах обычного права, узуальных традициях и не регулировалось законодательством, то делопроизводство в коллегиях твердо основывалось на нормах закона и кодификации. Большое внимание в «Генеральном регламенте» уделено порядку удостоверения документов. Кроме того, на документах была обязательная «скрепа» – подпись секретаря канцелярии. Скрепа свидетельствовала о точности составления документа по форме и соответствии закону [1, с. 5].
В 1722 г. издается «Табель о рангах», положившая начало строгой системе чинов, званий, титулов, употребление которых в официальных бумагах было обязательно вплоть до 1917 г. В делопроизводстве коллегий возникло много новых разновидностей документов, которых не знало делопроизводство в приказах. Многие документы в XVI-XVII вв. получили новые наименования. Изменился состав документов, носящих законодательный характер. Так, наиболее распространенный в XVI-XVII вв. вид документа – грамота – в XVIII в. использовался главным образом в сношениях с иностранными государствами. Внутри государства применялись в основном царские указы. Появились документы законодательного характера: регламенты, уставы, инструкции (генеральные и партикулярные), приговоры и др. Прежние наказные грамоты воеводам заменили инструкции, место памятей заняли промемории, требования, а место прежних отписок – реляции, рапорты (репорты), доношения, экзекуции (донесения об исполнении указов царя). Жалованные грамоты «Генеральным регламентом» были переименованы в дипломы, причем жалованные грамоты на чин получили название патентов. Признавая движение письменных документов непрерывным процессом, отметим, что постепенно в XVIII в. сформировалась и со временем стала традиционной устойчивая связь делопроизводства со сферой с местом, временем, целью, создания документов, от чего зависел их жанр. Это было прослежено в области лингвистического источниковедения С.И. Котковым (1980), С.С. Волковым (1974), А.Н. Качалкиным (1988).
Сложная цепь государственно-административных учреждений, возникшая в конце XVIII в. в России, в том числе и в г. Тобольске, сыграла огромную роль в формировании официально-делового стиля: в этот период усложняется деловая переписка, что проявляется в увеличении разновидностей документов. Каждая из деловых бумаг обладала своеобразным содержанием, большей или меньшей степенью литературной обработанности, а также стандартностью построения. Государственные указы, идущие из Петербурга, упорядочивали процесс документооборота в местных канцеляриях. В XVIII в. он все решительнее определяется законодательством, поэтому значение законов как источника регламентации делопроизводства в России в рассматриваемый период возросло.