Изученаи рассмотрена сущность понятия электронного архива, предпосылки введения электронных архивов в организациях, преимущества применения электронных архивов. Рассматривается тот факт, тот факт, что общепонятность и эффективность переработки информации, содержащейся в электронном архиве, в достаточной мере экономит временные и бюджетные затраты и содействует уменьшению количества ошибок и убытков. В связи с этим рассматривается объект возможной автоматизации – высшее учебное заведение, поскольку в настоящее время проблема обработки, хранения документации в образовательном учреждении является актуальной. Анализ статистических показателей показывает, что доля применения электронного документооборота в высших учебных заведениях количественно меньше, чем в других отраслях.
Система, предназначенная для хранения документов в виде электронных файлов и обеспечивающая безопасность хранения, секретность, доступ к документам только определенным пользователям, фиксирование последних модификаций файла и удобный поиск, называется электронным архивом документов.
Электронные архивы представляют собой не только образы печатных документов. Они могут содержать, например, файлы корпоративной электронной почты. Во множестве стран уже вводится требование на законодательном уровне о сохранении сообщений с электронной почты сроком от 7 до 26 лет. Неисполнение данного требования карается согласно букве закона, где наименьшая мера пресечения – штраф в достаточно крупном размере, наибольшая – уголовная ответственность.
Основным фактором введения в Российскую Федерацию системы электронного документооборота стало воплощение федеральной целевой программы «Электронная Россия», цель которой заключалась в обеспечении увеличения быстродействия процессов информационного обмена в экономике и обществе и преумножение продуктивности государственного и местного самоуправления.
На данный момент создание такого электронного архива в организации или учреждении сопряжено с созданием центра руководства всеми имеющимися документами. Представляется очевидным тот факт, что общепонятность и эффективность переработки информации, содержащейся в электронном архиве, в достаточной мере экономит временные и бюджетные затраты и содействует уменьшению количества ошибок и убытков.
Рассмотрим плюсы применения электронных архивов:
1. Скорость доступа к интересующей информации. Высокоорганизованная автоматизированная структура архива позволяет сократить время поиска информации до минуты.
2. Хранение электронных файлов не ограничено по времени. Целостность архива полностью сохраняется, чегонельзя сказать о бумажных документах. Высокая степень безопасности электронного архива облегчает осуществление защиты от несанкционированного доступа.
3. Возможность одновременного доступа к архиву и к конкретному документу сразу нескольких сотрудников.
4. Предоставление работникам удаленного доступа к документам, что немаловажно для крупных компаний
Разумеется, существует принципиальная разница между тривиальными и электронными архивами. Архивы, содержащие печатные документы располагаются за пределами производственно-хозяйственных процессов и накапливая только их документацию. Электронный архив в свою очередь представляет собой единое депо не только для систем электронного документооборота, но и для всех других систем управления.
Формулировка документооборота соответственно ГОСТуР 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» гласит. Что документооборот не что иное как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». Это значит, что на протяжение всего того времени, которое документы постоянно изменяются, редактируются, модифицируются они находятся в документообороте, но стоит им «остановиться» и они превращаются в архив. Именно по этой причине документы архивируются, находясь на своей заключительной стадии.
В бумажном документообороте ситуация обстоит похожим образом, поэтому напрашивается вывод о заимствовании данного подхода.
Как правило документ регистрируется в электронном архиве на своей зачаточной стадии. Исходя из этого электронные архивы можно по праву назвать естественными хранилищами документов. Автоматизирование бизнес- процессов компании начинается с создания архива электронных документов [1].
Основные функции электронного архива:
● Осуществление управления файлами конфигурациями иерархии архива (обеспечение защищенности документов, регулирование работы сервисов);
● Имиджинг (перезапись файлов и их воспроизведение в различных бумажных форматах);
● Поточный ввод (увеличение скорости внесения большого объема стандартных и разноплановых документов);
● Обеспечение возможности обмена информацией в виде сообщений между пользователями и отслеживания состояние выполнения задач;
Так же некоторые архивы, в соответствии с их видом, выполняют своеобразные функции, например:
● Составление и регистрация архивных дел, создание их номенклатуры и статистика и проверка их использования(для систем автоматизации архивного делопроизводства);
● Напоминание пользователю о возможности или обязательности проверки актуальности стандарта, указанного в системе(для нормативно-технической документации);
● Возможность в наиболее краткий период времени огласить список документов, необходимых, например для проверки налоговыми службами(для финансовойдокументации).
Этапы создания электронного архива:
● Исследование организации, итогом которого должен быть документ, наглядно отображающий нынешнее состояние документов, в последствие переведенных в архив, с указанием их количества, структуры и взаимосвязей. Там же должна храниться информация о филиалах, которые будут иметь непосредственный доступ к этим документам и о степени подготовленности сотрудников данных филиалов к работе с архивными документами [2].
● Создание и отрегулирование системы электронного архива. Приобретение организацией оснащения для осуществления поточного ввода данных и их продолжительного безопасного хранения [2].
● Заполнение электронного архива. Самый кропотливый процесс, состоящий из:
– Сканирование документов – их подготовка и инспектирование оцифрованных изображений [2];
– Регистрирование информации в системе – воспроизведение некоторой идентифицирующей данную информацию карточки и проверка данных на подлинность. Различают залповый и текущий ввод данных в архив. Залповый ввод представляет собой единоразовый ввод некоторого объема документов, а текущий – постепенное фотосканирование документов и регистрирование их в системе по мере их попоявления [2].
● Объединение системы полученного электронного архива с бумажным. Отбор характерных черт интеграции общих для обоих видов архивов [2].
Больших по времени усилий требует обработка документов любого ВУЗа. При этом правильность обработки файлов напрямую воздействует на успешную работу университета. Действия министерства образования, направленные на аккредитацию ВУЗов, в первую очередь включают в себя контроль документации. Именно поэтому архив документов играет главную роль в документообороте университетов.
Архив в высшем учебном заведении составляется для хранения файлов, прошедших стадию делопроизводства, контроля пользования ими и их подготовки для передачи в архивное хранение [3]. Главной задачей становится организация работы архива так, чтобы действия, производимые с архивными документами (такие как регистрация новых документов в архиве, предоставление копий файлов по запросам, контроль и составление статистики пользования документами) максимально сокращали временные затраты. Сам процесс построения обслуживания архива регулируется собственной документацией и включает в себя в первую очередь определение номенклатуры документов и систематизация их хранения.
При сегодняшней ситуации непрерывного возрастания обилия инфоомационных потоков, а соответственно и текстовых документов, содержащих данную информацию, особенно важно автоматизирование работы архива.
Даже учитывая наличие иерархии документов и их группировку по спецификации применения, в процессе нахождения конкретного документа сталкиваются с определенными трудностями. Еще большие проблемы возникают при попытке отыскать определенный пункт данного документа или другого документа, логически связанного данным.
Рис. 1. Применение электронных архивов в различных отраслях»
Рис. 2. Использование информационных систем в высших учебных заведениях»
Анализ статистических показателей, изображенный на графике «Направления внедрения информационных систем» показывает, что доля применения электронного документооборота в высших учебных учреждениях количественно меньше, чем в других отраслях.
Рис. 1. наглядно демонстрирует применение электроных архивов в различных областях. По данным диаграммы можно увидеть, что доля введения в ВУЗы электронных архивов не превышает 5 %.
Внедрение информатизации находится в прямой зависимости от количества студентов и бюджета университета. Чем меньше численность студентов и денежные вливания, тем меньше будет степерь информатизации. На данный момент из имеющихся показателей можно сделать вывод, что средний уровень автоматизации в высших учебных заведениях составляет не более 40 % [5].
Трасформация привычного бумажного архива в электронный – это мера, необходимая для поддержания работоспособности системы, обеспечивающая быстрый доступ к документам и их корректную обработку. Создание такого архива происходит в несколько этапов и предполагает хорошую осведомленность о структуре компании и фигурирующих в ней документов и их взаимосвязи. Автоматизацию документооборота разумно начинать с создания электронного архива, поскольку в последствие он станет единственным хранилищем документов и будет осуществлятьобработку всех файлов организации.