Образовательная и научно-исследовательская деятельность – совокупность процессов формирования компетенций выпускников на выпускающей кафедре вуза. Системный подход к менеджменту образовательных – повторяющихся, т.н. операционных процессов, и проектный – к научно-исследовательским работам объединяет не только общая цель но и некоторые методы их менеджмента [1-6]. Несмотря на различия в подходах к менеджменту образования и научных исследований, объединяют их инфокоммуникационные технологии (ИКТ) и технические средства обучения, а также общая система мониторинга качества процессов и выполняемых проектов. Эффективность процессного и проектного подходов в системе менеджмента качества (СМК) вуза определяется эффективностью мониторинга основных, обеспечивающих и управляющих процессов, корректирующих и предупреждающих действий, СМК в целом. И если состав и содержание получаемых данных, периодичность их сбора определяется особенностями того или иного процесса, то собственно процедура их сбора носит универсальный характер и может быть разработана и рекомендована в качестве типовой модели для применения при развитии СМК вузов.
1. Схема процесса мониторинга
Одно из направлений деятельности в мониторинге – сбор и анализ данных о потребностях структурных подразделений вуза, участвующих в формировании компетенций выпускников и выполнении научных исследований в ИКТ и технических средствах обучения.
Сбор и регистрацию данных в СМК вуза выполняют сотрудники подразделения, назначенные распоряжением руководителя структурного подразделения (заведующего кафедрой, директора института, декана факультета, заведующего лабораторией и др.).
Представление полученных данных в Службу качества (СК) вуза данных о структурных подразделениях осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения. Сбор и регистрация данных осуществляются периодически в установленные для каждого подразделения сроки, определяемые их функциями и задачами, и включает выполнение действий, представленных в табл. 1.
Состав и содержание представляемой информации устанавливается в типовых формах заявок и регистрации данных о процессах СМК вуза.
Зарегистрированные данные анализируются специалистами Службы качества, обобщаются и оформляются в виде перечня требуемых новых ИКТ и технических средств обучения. Перечень согласовывается с Управлением информатизации и Службой качества и утверждается ректором вуза.
Представленная совокупность действий по сбору данных определяет эффективность последующего анализа потребности структурных подразделений вуза в ИКТ и технических средствах обучения.
Окончание процесса анализа потребности в Состав и содержание представляемой информации устанавливается в типовых формах заявок и регистрации данных о процессах СМК вуза.
Зарегистрированные данные анализируются специалистами Службы качества, обобщаются и оформляются в виде перечня требуемых новых ИКТ и технических средств обучения. Перечень согласовывается с Управлением информатизации и Службой качества и утверждается ректором вуза.
Порядок сбора и регистрации данных о потребностях структурных подразделений вуза в освоении новых ИКТ и технических средств обучения
|
Этапы выполнения процедур |
Деятельность |
1.Ответственный 2. Исполнитель |
Требования |
Документирование |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Начало |
Ознакомление с приказом о представлении сведений в СК для анализа |
1. Руководитель структурного подразделения 2. Сотрудники структурного подразделения |
Подтверждение ознакомление с приказом (личная подпись) |
Личная подпись руководителя структурного подразделения в журнале рассылки приказов |
|
1 |
Анализ потребности структурного подразделения в новых ИКТ и технических средствах обучения |
1. Руководитель структурного подразделения. 2. Сотрудники структурного подразделения, назначенные руководителем подразделения |
Сведения о новых ИКТ и технических средствах обучения для решения задач подразделения |
Заявка от структурного подразделения по установленной форме с характеристиками и параметрами требуемых ИКТ и технических средств обучения. |
|
2 |
Получение и обобщение заявок от структурных подразделений |
1. Ответственный сотрудник Управления информатизации, назначенный распоряжением Начальника Управления. 2. Сотрудники Управления информатизации, назначенные распоряжением начальника Управления. |
Объем и содержание информации устанавливается в типовой форме заявки. Периодичность и сроки сбора и представления данных – в установленные для конкретного подразделения сроки. |
Записи в журнале регистрации получаемых заявок от структурных подразделений. |
Продолжение табл.
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
3 |
Анализ данных и составление перечня требуемых ИКТ и технических средств обучения |
1. Начальник Управления информатизации. 2. Группа анализа из числа сотрудников Управления информатизации, назначенная распоряжением начальника Управления. |
Оценка целесообразности, возможности и установление очередности приобретения ИКТ и технических средств обучения на основе обоснования их необходимости структурными подразделениями |
Перечень приобретаемых ИКТ и технических средств обучения |
|
4 |
Согласование перечня приобретаемых ИКТ и технических средств обучения |
1. Представитель высшего руководства вуза, ответственный за СМК. 2. Сотрудники Службы качества. |
Согласованный с начальником Управления информатизации и представителем высшего руководства университета ответственным за СМК перечень приобретаемых ИКТ и технических средств обучения. |
Внесение в Журнал учета записей о качестве данных о перечне. |
|
5 |
Представление перечня приобретаемых ИКТ и технических средств обучения на утверждение ректору. Подготовка проекта приказа о приобретении ИКТ и технических средств обучения согласно прилагаемому перечню. |
1. Начальник Управления информатизации. 2. Сотрудник . Управления информатизации, уполномоченный начальником Управления |
Согласованный с начальником Управления информатизации и представителем высшего руководства университета ответственным за СМК перечень приобретаемых ИКТ и технических средств обучения. |
1. Утвержденный ректором перечень приобретаемых инфокоммуникационных технологий и технических средств обучения. 2. Приказ о приобретении ИКТ и технических средств обучения согласно прилагаемому перечню. |
|
6 |
Регистрация утвержденного перечня требуемых ИКТ и технических средств обучения |
1. Начальник Службы качества. 2. Сотрудники Службы качества. |
Утвержденный перечень требуемых ИКТ технологий и технических средств обучения. |
Запись в журнале регистрации документов |
|
7 |
Регистрация и рассылка приказа о приобретении ИКТ технологий и технических средств обучения в соответствии с утвержденным перечнем соответствующим структурным подразделениям. |
1. Заведующий канцелярией. 2. Сотрудники канцелярии. |
Подписанный ректором приказ с приложением – перечнем приобретаемых ИКТ и технических средств обучения |
Запись в книге регистрации приказов |
Окончание табл.
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
8 |
Получение приказа о приобретении ИКТ и технических средств обучения в соответствии с утвержденным перечнем |
1.Начальниик материально-технического отдела. 2. Сотрудники материально-технического отдела. |
Объем выделенных средств, сроки и состав приобретаемых и приобретения ИКТ и технических средств обучения в соответствии с приказом и утвержденным перечнем. |
Запись о получении приказа в книге регистрации приказов |
|
9 |
Организация хранения информации о приобретении ИКТ и технических средств обучения в соответствии с утвержденным перечнем |
1. Начальник Управления информатизации. 2. Сотрудник Управления информатизации, ответственный за хранение документации. |
Условия хранения, обеспечивающее управление документами в соответствии с процедурами «Управление документацией» и «Управление записями о качестве». |
Список сотрудников, допущенных к ознакомлению с перечнем закупаемых ИКТ технологий и технических средств обучения перечнем |
|
10 |
Окончание процесса анализа потребности в ИКТ и технических средствах обучения |
1. Начальник Управления информатизации. 2. Сотрудники Управления информатизации. |
Отчет, содержащий результаты анализа потребности в ИКТ и технических средствах обучения, перечень приобретаемых ИКТ и технических средств обучения, результаты верификации и валидации мониторинга, оценку его результативности. |
Регистрация отчета. |
|
11 |
Начало процесса приобретения ИКТ и технических средств обучения. Процесс закупки. |
1.Начальниик материально-технического отдела. 2. Сотрудники материально-технического отдела. |
Выбор поставщиков приобретаемых ИКТ и технических средств обучения. |
Договора с поставщиками о приобретении ИКТ и технических средств обучения. |
Окончание процесса анализа потребности в ИКТ и технических средствах обучения является началом процесса их приобретения – процесса выбора поставщиков и закупки.
Последующая верификация, валидация и оценка результативности мониторинга потребностей вуза в освоении новых ИКТ и технических средств обучения осуществляется с целью установления соответствия его поставленным целям и установления его достоверности, полноты и своевременности.
2. Верификация и валидация результатов, оценка результативности мониторинга
Верификация – установление соответствия выполнения требований к мониторингу состоит в регистрации и документировании результатов мониторинга, подтверждающих тем самым факт его проведения. Исходя из того, что сформулированная ранее цель мониторинга – своевременное получение от всех использующих в образовательном процессе структурных подразделений вуза ИКТ достоверных данных о их потребностях, верификация представляет собой установление своевременности, достоверности и полноты полученных данных. Объекты верификации – представляемые структурными подразделениями сведения о потребности в новых ИКТ и технических средствах обучения, сроки представления сведений, количество структурных подразделений, представивших сведения.
Валидация результатов мониторинга заключается в установление соответствия его назначению, а именно – выявлению потребностей структурных подразделений университета в инфокоммуникационных технологиях для подготовки выпускников. Валидция включает в себя анализ представленных сведений по форме и содержанию. В результате анализа устанавливается соответствия представленных сведений требованиям к ИКТ и техническим средствам обучения, необходимых для подготовки выпускников с соответствующими компетенциями.
Результативность мониторинга определяется как соотношение полученных результатов к запланированным целям:
,
где n – количество частных показателей результативности 
; 
– весовой коэффициент n-го частного показателя результативности; 
– показатель своевременности подготовки и представления в установленные сроки сведений подразделениями вуза, Твып – время от начала до окончания сбора и представления данных, Тпл – время от начала до окончания сбора и представления данных по плану; 
– показатель достаточности представленных сведений, Nвып – объем представленных данных, Nпл – требуемый по плану объем данных; 
– показатель полноты информации о потребностях подразщделений вуза в ИКТ и технических средствах обучения, Мвып – число подразделений, представивших данные, Mпл – запланированное число подразделений вуза, участвующих в мониторинге.